Saiba quais documentos não precisam mais de autenticação em cartório

Possibilidade de Advogado e Contador autenticar cópias de documentos para registro de empresa


Há tempos o Brasil figura entre os países com maiores entraves burocráticos que atrasam o registro de empresas e a prestação eficiente de serviços públicos.

Para mudar isso, várias iniciativas foram feitas nos últimos anos. Surgiram novas leis tratando do Processo Administrativo Federal (Lei 9.784/99), a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e o Código de Defesa do Usuário do Serviço Público (Lei 13.460/2017), com avanços, mas sem ainda apresentar resultados de eficiência e desburocratização na prestação dos serviços públicos.

Recentemente, surgiram novas iniciativas visando simplificar e racionalizar atos e procedimentos administrativos, diminuindo entraves nas relações que os cidadãos e as empresas mantêm com o poder público em todos os níveis.

No final de 2018 entrou em vigor a Lei 13.726/2018, determinando a dispensa de várias exigências documentais. Desde então, os órgãos públicos federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais não podem mais fazer as seguintes exigências:

– reconhecimento de firma em cartório – Agora o próprio servidor público do órgão deve comparar a assinatura com aquela constante do documento de identidade de quem assinou, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, reconhecer sua autenticidade no próprio documento.

– autenticação de cópia de documento –  Cabe ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade.

– juntada de documento pessoal do usuário – Poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo.

– apresentação de certidão de nascimento – Poderá ser substituída por carteira de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho profissional, carteira de trabalho, certificado de reservista, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público.

– apresentação de título de eleitor – exceto para votar ou para registrar candidatura.

– apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.

– prova de fato já realizada em outro documento válido. 

– apresentação de certidão ou documentos expedidos por outro órgão ou entidade do mesmo poder, exceto certidão de antecedentes criminais, informações sobre pessoa jurídica, outras exigências expressamente previstas em lei.

A evolução é relevante. Não faz sentido depender de autenticação em cartório para atos simples do cotidiano de fácil comprovação e verificação.

Além disso, a Lei prevê que para casos que não sejam de imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, a comunicação entre o poder público e o cidadão poderá ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, e correio eletrônico, devendo a circunstância ser registrada quando necessário.

Outra novidade mais recente, prevista na Instrução Normativa nº 60, do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração, vinculado ao Ministério da Economia, publicada no Diário Oficial de 30/04/2019, prevê que, a partir de agora, advogados e contadores da parte podem declarar a autenticidade de cópias de documentos apresentados nas juntas comerciais para o registro de uma empresa.

A medida simplifica o procedimento, mantendo a segurança devida. Isso porque o registro, em regra, exige a apresentação do documento original para conferência, o que gera problemas para os usuários dos serviços do registro público de empresas.

Não há justificativa para que o empresário tenha que ir pessoalmente à Junta ou tenha quer entregar documentos pessoais originais para terceiros.  Assim, permitir que o advogado ou contador do empresário declare, sob sua responsabilidade pessoal, a autenticidade dos documentos atende aos ideais de simplificação e desburocratização, ao mesmo tempo em que reduz a possibilidade de fraudes, ou pelo menos facilita a penalização dos responsáveis em caso de sua ocorrência.

Há um modelo simples a ser seguido, que foi disponibilizado em anexo na própria instrução, nos seguintes termos:

DECLARAÇÃO DE AUTENTICIDADE

Eu __________________________, com inscrição ativa na(o) OAB/(UF) ou CRC/(UF) sob o nº ________, expedida em _________, inscrito no CPF nº ________, DECLARO, sob as penas da Lei penal e, sem prejuízo das sanções administrativas e cíveis, que este documento é autêntico e condiz com o original.

Documentos apresentados:

  1. (Especificação e quantidade de páginas do documento);
  2. (Especificação e quantidade de páginas do documento); 

Data: ____/____/_____ 

Assinatura

Junto com a declaração, deve ser apresentada cópia simples da carteira profissional, não se aplicando aos casos em que a lei exige a apresentação de documento original.

A Instrução normativa prevê, ainda, que além do advogado e contador da parte, a autenticação também poderá ser feita pelo próprio servidor da Junta Comercial, no ato de apresentação da documentação, na presença do documento original.

Essa previsão de desburocratização no Registro Público de Empresas Mercantis de Empresas, complementa a Medida Provisória nº 876, publicada em 14/03/2019, que alterou a Lei nº 8.934, de 18/11/1994.

A Medida Provisória prevê a aprovação imediata do registro de empresários individuais, empresas individuais de responsabilidade limitada e sociedades limitadas, quando preenchidos determinados requisitos.

A intenção é diminuir o tempo de abertura para pequenos empreendimentos, com deferimento do registro já após a etapa inicial de viabilidade (aprovação prévia do nome empresarial e do endereço).

O exame do cumprimento das demais formalidades legais do registro não será eliminado, mas realizado depois do registro nesses casos.  Caso se encontre problemas fáceis de resolver, serão formuladas as exigências pertinentes, e nesse caso o fato de já ter sido deferido o registro não causa nenhum problema.

Caso identifiquem-se problemas insanáveis, o registro deverá ser cancelado, cabendo à Junta comunicar os demais órgãos públicos para que tomem as devidas providências (cancelamento do CNPJ e da inscrição estadual, por exemplo).

A medida não traz insegurança jurídica, porque segundo dados das próprias Juntas Comerciais, os casos de indeferimento de registro por problema insanável não chegam a 1%.

A divulgação das medidas é importante para conscientizar os servidores públicos da viabilidade de desburocratização dos serviços e de exigências descabidas e desnecessárias para a prestação eficiente dos serviços públicos.

Da mesma forma, conhecendo os novos modos de simplificação e desburocratização, as pessoas passarão a utilizar os serviços de cartório apenas para as situações de maior relevância, agilizando, também, os próprios serviços de registro.

Por fim, cumpre lembrar que de nada adianta mudar a lei se não mudar a mentalidade dos agentes públicos que devem se adaptar e desburocratizar suas atividades no dia a dia.

Afinal, como dizia Monteiro Lobato: “Mudam de forma as coisas; a essência nunca muda.”


[1] Flaviano Vetter Tauscheck. Advogado (OAB/SC 12.617),  Conselheiro Seccional da OAB/SC (2016/2018 e 2019/2021),  Membro do Conselho Estadual de Educação de SC (2017/2023),  Mestre em Ciência Jurídica,  Especialista em Direito Empresarial,  Professor de Direito Civil e Direito do Consumidor em cursos de graduação e pós-graduação.